Modalités du Programme de police du district parlementaire

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1. Autorité

Le pouvoir du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile du Canada (ci-après appelé « le ministre ») d'effectuer des subventions ou des contributions se trouve à l'alinéa 6(1)c) de la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile, L.C. 2005, ch. 10.

2. Description et objectifs du programme

Le but du Programme de police du district parlementaire (PPDP) est d'établir un programme de contribution qui permet à Sécurité publique et Protection civile Canada (ci-après désigné « le ministre ») pour supporter la ville d'Ottawa et le Service de police d'Ottawa (SPO) pour renforcer la présence de ce dernier dans le district parlementaire et de consacrer des ressources pour répondre aux nouvelles menaces en matière de sûreté et de sécurité.. La Cité parlementaire, telle que définie à l'article 79.51 de la Loi sur le Parlement du Canada, désigne tout ou partie des lieux, qui sont désignés par écrit par le président du Sénat ou le président de la Chambre des communes. Ainsi, la Cité parlementaire peut être décrite comme étant constituée de nombreux bâtiments/emplacements situés à proximité de la Colline du Parlement, ainsi que de la Colline du Parlement elle-même. Du district parlementaire englobe la Cité, ainsi que les édifices désignés dans les environs. Dans les discussions avec le SPO, l'avis initial est que du district parlementaire devrait inclure la rivière des Outaouais au nord, la rue Queen au sud, la rue Elgin à l'est et la rue Kent à l'ouest.

2.1 Résultats escomptés

L'objectif global du programme de contribution est d'améliorer la sécurité du district parlementaire en ayant une présence policière dédiée. Ce programme permet à la Ville d'Ottawa de demander une aide financière au gouvernement du Canada, par l'intermédiaire d'une entente de contribution, pour le remboursement des coûts de maintien de l'ordre admissibles propres à du district parlementaire.

Les objectifs du programme s'inscrivent dans la responsabilité principale du ministère en matière de sécurité communautaire et dans le cadre du Programme d'application de la loi et de la police. Le programme contribue à la réalisation des objectifs stratégiques du ministère visant à promouvoir la sécurité des communautés canadiennes.

Résultat à court terme : Le Service de police d'Ottawa (SPO) dispose des ressources nécessaires pour fournir des services de police compétents (SPC) spécifiques au district parlementaire.

Résultat à moyen terme : Le SPO fournit une réponse efficace dans du district parlementaire.

Résultat à long terme : Du district parlementaire est sûre et sécurisée.

3. Bénéficiaires admissibles

Le seul bénéficiaire admissible est la Ville d'Ottawa. Les ministères du gouvernement définis à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (y compris la GRC), et les sociétés d'État fédérales ne sont pas admissibles au financement sous le PPDP.

4. Types d'initiatives admissibles

Sous le PPDP, le ministère fournit un financement pour soutenir :

5. Type et nature des dépenses admissibles

Les fonds doivent être utilisés uniquement pour les dépenses directement liées aux activités identifiées dans le budget approuvé par le ministère. Le ministre envisagera le remboursement des dépenses admissibles préalables à l'exécution du projet, engagées avant la signature de l'accord de contribution, sur une base exceptionnelle.

Le ministre envisagera, de manière exceptionnelle, de permettre le remboursement des dépenses admissibles engagées par le bénéficiaire avant la date d'approbation du projet conformément à la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, mais pas avant le 1er mai 2024. Le remboursement des dépenses préalables à l'exécution ne doit pas dépasser les exercices financiers. Le ministre ne remboursera les frais engagés à un demandeur si l'entente n'est pas signée.

5.1 Dépenses admissibles expressément aux fins de la réalisation du projet

Les catégories de dépenses suivantes sont admissibles :

  1. salaires, rémunération, heures supplémentaires et avantages sociaux
  2. les coûts de location (ou l'équivalent du loyer), les services publics normaux, l'installation, la modification et l'entretien des bureaux et autres bâtiments, et l'assurance
  3. espace loué pour les employés, les biens ou les marchandises dans le but d'effectuer des tâches de police spécifiques à du district parlementaire
  4. véhicules, y compris les coûts d'achat ou de location, d'entretien et de carburant
  5. matériel de bureau, fournitures et matériel de programme, et matériel éducatif ou de sensibilisation
  6. frais de formation, y compris les frais d'élaboration des manuels et des procédures de formation
  7. honoraires professionnels et de conseil directement liés aux objectifs du projet, y compris, le cas échéant, les honoraires professionnels pour la préparation des états financiers vérifiés
  8. services informatiques, frais de bibliothèque, frais de recherche et collecte et analyse de statistiques, y compris les frais d'abonnement et d'accès aux données liés aux résultats du projet (c.-à-d. abonnements et publications électroniques, services liés à la collecte, à la diffusion, à la fourniture, à l'analyse et à l'accès aux données externes)
  9. les frais administratifs convenus par les parties à l'accord, qui ne devraient pas dépasser 15 % du financement de la Sécurité publique, s'ils ne sont pas déjà inclus dans d'autres postes. Le montant doit être appuyé par une méthodologie et une ventilation raisonnables et correspondre aux coûts directement liés à l'administration du projet
  10. coût associé à l'achat ou à la mise à niveau de l'équipement de police, de la technologie et/ou des services liés à l'amélioration de la capacité de du district parlementaire du SPO à répondre aux problèmes de sécurité
  11. à la discrétion du ministre, d'autres coûts de police extraordinaires, raisonnables et justifiables jugés nécessaires pour fournir des services supplémentaires de sécurité et de sûreté publique dans le district parlementaire

5.2 Dépenses non admissibles

Les catégories de dépenses suivantes sont inadmissibles :

  1. les frais d'intérêts (c.-à-d. le coût d'un emprunt)
  2. franchise de réclamation de prime d'assurance et services d'ajustement
  3. les coûts médicaux engagés pour la prestation de services par le biais de l'infrastructure et des ressources de santé en cours, telles que les hôpitaux, les cliniques et leur personnel régulier
  4. perte de revenus, de salaires et/ou de profits, perte de production ou de productivité, perte d'opportunité, inconvénients, perte de valeur de biens ou de marché ou encore de parts du marché résultant des activités de police ou de sécurité
  5. les soldes de passif de congé non pris par les employés ou les policiers à la suite d'un événement de police ou de sécurité, tels que les congés annuels, les congés annuels mobiles, les congés annuels reportés prospectivement, le temps de congé férié et les heures de jour férié reportées prospectivementli
  6. capacité de pointe – c'est-à-dire, des ressources supplémentaires au-delà de la capacité opérationnelle du district parlementaire

6. Limite de cumul

Le montant maximum d'aide gouvernementale totale (aide fédérale, provinciale, territoriale et municipale pour le même objectif et dépenses admissibles) ne doit pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

Les bénéficiaires sont tenus de divulguer toutes les sources de financement confirmées et potentielles pour un projet proposé avant le début et à la fin du projet.

Le remboursement de tout montant dépassant la limite totale de l'aide gouvernementale sera calculé au prorata (en fonction de l'aide gouvernementale totale reçue pour les mêmes dépenses admissibles).

7. Méthode utilisée pour déterminer le montant d'une contribution

Les montants de financement de contribution seront déterminés en fonction d'une évaluation des activités prévues par le demandeur et de la soumission du budget, des performances financières antérieures et de la capacité du demandeur à atteindre des résultats, ainsi que de la disponibilité des fonds du programme.

8. Montant maximal

La contribution maximale en vertu de ces modalités et conditions ne doit pas dépasser 50 millions de dollars pour le projet.

9. Base de paiement

Les paiements seront versés aux bénéficiaires conformément aux dispositions de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et en fonction du remboursement des dépenses admissibles. Le montant des paiements sera fondé sur les besoins de trésorerie et le profil de risque du projet. Le niveau de risque évalué déterminera également les exigences relatives à une clause de retenue à inclure dans l'accord.

Des paiements échelonnés seront émis pour rembourser au bénéficiaire les dépenses engagées. Ils seront basés sur la réception des rapports financiers et non financiers du projet décrivant les activités et les dépenses à ce jour, et sur leur acceptation par le ministre.

Lorsque des avances sont nécessaires à la bonne exécution du projet, ils seront émis en fonction des besoins de trésorerie du bénéficiaire et du profil de risque du projet.

Les bénéficiaires doivent satisfaire, et continuer à satisfaire, aux exigences spécifiques de l'accord de financement, avant que les paiements ne soient effectués.

Sous réserve que le bénéficiaire ait satisfait aux exigences de l'accord de contribution, un paiement final ne sera effectué qu'après réception et acceptation des produits livrables finaux, comme indiqué dans l'accord.

10. Exigences de la proposition

Les propositions ou les demandes de soutien à des projets spécifiques doivent, selon le cas :

  1. Inclure une demande signée et datée indiquant le nom et l'adresse du demandeur, la période ou la durée du projet, ainsi que le nom, le titre et l'adresse (y compris l'adresse courriel) d'une personne ayant le pouvoir de signer au nom du demandeur
  2. Démontrer que la proposition répond aux objectifs du programme et décrire la nécessité du projet, les activités et les informations qui soutiennent l'efficacité de l'approche proposée à entreprendre
  3. Inclure un plan de travail approprié décrivant les activités du projet, les échéances et les résultats attendus
  4. Fournir un budget détaillé comprenant le type et la nature des dépenses, une divulgation de toutes les sources de financement du projet (y compris les contributions en nature et l'aide gouvernementale), le montant du financement demandé dans le cadre du programme, et le soutien financier antérieur reçu du gouvernement du Canada
  5. Fournir une description détaillée des ressources, outils, rapports ou autres matériels qui seront développés par le projet
  6. Fournir des informations suffisantes pour démontrer l'admissibilité et la capacité à entreprendre des activités et à atteindre les objectifs
  7. Déclarer les montants dus en souffrance au gouvernement du Canada
  8. Décrire comment le projet respectera l'esprit et l'intention de la Loi sur les langues officielles

En outre, pour prévenir le risque de conflit d'intérêts, le demandeur doit :

  1. Divulguer la participation des bénéficiaires potentiels qui sont assujettis au Code de valeurs et d'éthique du secteur public, à la Loi sur les conflits d'intérêts (L.C. 2006, ch. 9) ou à la Loi sur le Parlement du Canada (L.R.C. (1985), ch. P-1)
  2. Lorsque la Loi sur le lobbying (LL) l'exige, enregistrer les lobbyistes en vertu de la LL (les demandeurs doivent fournir l'assurance que, lorsque des lobbyistes sont utilisés, ils sont enregistrés et qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts réel ou potentiel ni aucun accord d'honoraires conditionnels)
  3. Discuter du rôle d'un fonctionnaire ministériel s'il doit participer à un comité consultatif ou à un conseil consultatif. Une telle participation ne doit pas être perçue comme un contrôle du comité ou du conseil ou de l'utilisation des fonds

10.1 Critères de sélection et procédure d'examen

Les propositions à examiner dans le cadre du PPDP seront examinées en fonction des critères du programme établis par le ministre afin de déterminer leur admissibilité, leur exhaustivité et leur conformité aux exigences obligatoires spécifiées.

Un processus officiel d'examen du financement sera établi pour examiner toutes les propositions dans le cadre du PPDP. À l'issue du processus d'examen, toutes les propositions dont le financement est recommandé seront transmises pour approbation au signataire autorisé.

Lors de l'examen et de la recommandation d'une proposition, le ministre tiendra compte, le cas échéant, des éléments suivants :

  1. la mesure dans laquelle le projet soutiendrait et ferait progresser directement les objectifs et les priorités du PPDP
  2. le montant du financement demandé par rapport au montant des ressources disponibles auprès du ministre pour une année donnée et la question de savoir si les dépenses décrites dans la proposition sont éligibles et raisonnables
  3. la capacité du demandeur à élaborer, mettre en œuvre, gérer, surveiller, documenter et évaluer les activités dans le cadre du calendrier et du budget spécifiés
  4. l'expérience antérieure du ministre en matière de collaboration avec le demandeur, le degré de collaboration ainsi que la qualité et le succès du projet
  5. le niveau de soutien des gouvernements provinciaux ou territoriaux, des ministères et organismes fédéraux, des autres intervenants et des partenaires concernés par le projet
  6. toute considération éthique associée à la réalisation et à l'évaluation du projet
  7. la viabilité globale du projet, y compris le potentiel de transition du projet après le financement fédéral

11. Procédure de production de rapport

Conformément à la Directive ministérielle sur les risques liés aux subventions et contributions, le ministre demandera au bénéficiaire des rapports financiers et de rendement.

Conformément à la Directive ministérielle sur les risques liés aux subventions et contributions, le ministre demandera au bénéficiaire, le cas échéant, les rapports financiers et de rendement suivants :

  1. états des flux de trésorerie
  2. rapports non financiers
  3. rapports annuels de rendement
  4. copies de tout document, rapport ou autre produit créé au cours de l'initiative ou du projet de recherche (le cas échéant)

En fonction d'un niveau de risque évalué, le bénéficiaire peut être tenu de fournir au ministre une mise à jour sur les progrès réalisés dans le cadre des activités admissibles, jugée nécessaire. Cela sera utilisé à des fins de surveillance et de rapport, afin de déterminer si les objectifs et les cibles sont atteints (ou sont susceptibles de l'être).

12. Stratégie et indicateurs de mesure du rendement

La stratégie de mesure du rendement décrit une stratégie d'information à l'intention des fonctionnaires ministériels qui facilitera l'élaboration de pratiques et de procédures visant à promouvoir l'atteinte des objectifs et à atténuer les risques liés au rendement. Il montre également comment cette information sera utilisée pour éclairer l'évaluation globale du PPDP.

La stratégie de mesure du rendement contient un modèle logique qui précise les liens de cause à effet entre ses principales activités, les principaux résultats produits par ces activités et les résultats attendus découlant des activités et des résultats. Les indicateurs liés à ces résultats sont inclus dans le tableau suivant :

Résultat

Immédiat

Le SPO dispose des ressources financières nécessaires pour établir son nouveau détachement de du district parlementaire.

Indicateur de rendement

Intermédiaire

La capacité du SPO à répondre aux problèmes de sécurité et de sûreté dans du district parlementaire est renforcée.

Indicateur de rendement

Final

Une présence dédiée et concentrée du SPO contribue à améliorer la sécurité de du district parlementaire.

Indicateur de rendement

Le district parlementaire tient compte de l'analyse comparative entre les sexes Plus (GBA+) dans ses rapports sur les activités entreprises pour assurer la sécurité de du district parlementaire.

Le bénéficiaire du projet financé est chargé de fournir des rapports basés sur la stratégie de mesure du rendement et selon l'évaluation des risques réalisée. Les rapports à fournir seront détaillés dans l'accord de financement.

En outre, le projet du bénéficiaire sélectionné fera l'objet d'une évaluation de processus et d'impact afin de mesurer l'efficacité du projet à atteindre les résultats escomptés. Ces évaluations seront menées par des évaluateurs tiers qui seront chargés de réaliser une évaluation complète du projet.

De plus, le ministre peut effectuer des examens par les pairs périodiques tout au long de la durée du programme dans le cadre de la surveillance de sa structure de gouvernance. Le ministre effectuera une évaluation du programme tout au long de son cycle de vie.

D'autres indicateurs peuvent être élaborés pour améliorer la mesure du rendement à mesure que l'accord de contribution est élaboré et finalisé dans le PPDP. Le bénéficiaire devra rendre compte des résultats obtenus conformément aux résultats escomptés et aux indicateurs de rendement décrits dans les modalités du PPDP et dans les accords de contribution. Les rapports (par exemple, les rapports d'activité et de données) serviront à mesurer le rendement du programme et des projets pour les besoins futurs des politiques et des programmes. Un modèle sera fourni par le ministre dans le cadre de l'accord de contribution.

13. Langues officielles

Le financement sera conforme à toutes les politiques et à tous les règlements pertinents de la Loi sur les langues officielles.

Le ministre travaillera avec les demandeurs et les bénéficiaires dans la langue officielle de leur choix. Toutes les informations publiées concernant le PPDP seront accessibles et affichées sur le site Web du ministre dans les deux langues officielles.

Les objectifs généraux du PPDP doivent être mis en œuvre dans le contexte plus large de la dualité linguistique du Canada en soutenant des projets qui serviront les communautés de langue officielle en situation minoritaire tout en tenant compte des questions de genre et de diversité.

14. Délai applicable

Ces conditions générales seront en vigueur du 1er mai 2024 au 31 mars 2029.

15. Propriété intellectuelle

Si un projet produit une propriété intellectuelle, le bénéficiaire conserve le droit d'auteur pour tout travail produit dans le cadre de l'accord de financement. Toutefois, dans les situations où le ministre souhaite utiliser la propriété intellectuelle produite par un bénéficiaire, des clauses supplémentaires peuvent être incluses dans l'accord de financement.

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